Proyecto: optimizar el proceso de autorizaciones en una empresa

 

¿Qué herramientas vamos a utilizar?

 

Para empezar, necesitamos conocer las herramientas que vamos a utilizar en este proyecto.

Power Automate es una herramienta de Power Platform integrada en el paquete de Microsoft365 para automatizar flujos de trabajo compuestos por tareas sencillas. Su gran ventaja es que trata de una solución low-code, que puede ser utilizada por cualquier usuario sin necesidad de contar con vastos conocimientos informáticos, lo cual la hace mucho más accesible a cualquier persona interesada en la mejora de su productividad.

Por su parte, Microsoft Lists permite generar listas con campos personalizados y compartirlas. Aunque esta pequeña introducción no cause gran impacto, su potencial es enorme, como veremos en este proyecto.

 

¿Cómo optimizar un proceso de autorización?

 

Vamos a aprender a automatizar flujos de trabajo mediante un ejemplo sencillo que permitirá publicar un tweet de forma automática al recibir la autorización del responsable de comunicación. Esto le permitirá crear un entorno colaborativo de creación de contenido sin perder en ningún momento el control sobre material que se publica.

Este y otros ejemplos pueden encontrarse en los tutoriales de Microsoft Learn para Power Automate (https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/build-automated-solution/3-build-approval-request), por lo que aquí realizaremos un repaso más superficial del contenido desde un enfoque práctico:

 

Paso 1. Inicia sesión con tu cuenta de Office 365

Paso 2. Organiza el contenido

Paso 2.1 Abre Microsoft Lists

Paso 2.2 Crea una nueva lista

Paso 2.3 Agrega las columnas:

> Título

> Contenido (Varias líneas de texto)

> Fecha (Fecha y hora)

> EstadoAprobación (Sí/No)

> ComentariosAprobador (Una línea de texto)

Paso 2.4 Copia la URL de la lista

Paso 3. Crea el flujo de trabajo

                Paso 3.1 Inicia sesión en Power Automate

                Paso 3.2 Busca y selecciona la plantilla Publicar elementos de lista en Twitter después de su aprobación

                Paso 3.3 Introduce tus credenciales de SharePoint, Aprobaciones y Twitter

                Paso 3.4 En la acción Cuando se crea un elemento, debes especificar:

> Dirección del sitio: URL de la lista de contenido

> Nombre de lista

    Paso 3.5 En la acción Iniciar una aprobación:

> Título: escribe: “Nuevo tweet para ” y selecciona el campo de “Título” en la lista de contenido dinámico

> Asignado a: escribe el usuario de quien deba autorizar el tweet

> Detalles: elimina los elementos predeterminados y agrega “Contenido” en “Fecha” por “Creado por DisplayName” desde la lista de contenido dinámico

> Vínculo del elemento: indica la dirección URL de la lista de contenido

> Descripción del vínculo del elemento: escribe “Lista de tweets”

     Paso 3.6 En la acción Condición > EN CASO AFIRMATIVO

   Paso 3.6.1 En la acción Publicar un tweet, selecciona el campo Texto del tweet y agrega “Contenido” desde la lista de contenido dinámico

   Paso 3.6.2 Selecciona Agregar una acción

   Paso 3.6.3 Selecciona el conector de SharePoint y la acción “Actualizar elemento”

   Paso 3.6.4 Cumplimenta los datos de la acción Actualizar elemento:

> Dirección del sitio: indica la dirección URL de la lista de contenido

> Nombre de la lista

> Identificador: agrega el campo ID desde la lista de contenido dinámico

> Título: agrega el campo Título desde la lista de contenido dinámico

> EstadoAprobación: selecciona Sí

> ComentariosAprobador: agrega el campo Comentarios desde la lista de contenido dinámico

Paso 3.7 En la acción Condición > EN CASO NEGATIVO, repetir los pasos del punto 3.6.2 en adelante, cambiando el valor del campo EstadoAprobación a No.

Paso 3.8 Guarda los cambios

Paso 4 Controla tus aprobaciones

            Paso 4.1 Desde Power Automate > Acciones > Aprobaciones podrás consultar el historial de aprobaciones, ver qué autorizaciones están pendientes y cuáles concedidas, así como aprobar o denegar solicitudes desde esta misma ubicación

 

Como guía adicional para ilustrar este proyecto, puedes consultar el siguiente video demostrativo: